Privacyverklaring
Privacy & cookies.
We vragen enkel de gegevens die we nodig hebben om de koers te organiseren, en we verkopen ze aan niemand.
Laatst bijgewerkt op 19 oktober 2026.
Wie zijn wij?
Deze website is van Izegem Koers vzw, Gentseheerweg 10, 8870 Izegem, ondernemingsnummer BE 0825.754.169. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Vragen over privacy? Mail naar info@izegemkoers.be.
Welke gegevens, waarom en op welke basis?
| Wanneer | Welke gegevens | Waarvoor | Rechtsgrond | Hoe lang |
|---|---|---|---|---|
| Je boekt een VIP-arrangement of sponsorpakket | Bedrijfsnaam, btw-nummer, contactpersoon, e-mail, telefoon, facturatieadres, opmerking en eventueel je logo | Je boeking bevestigen en uitvoeren, je facturen maken, je naam en logo tonen zoals afgesproken in het pakket, en de tafelschikking | Uitvoering van de overeenkomst; voor facturen een wettelijke verplichting | Zo lang als de wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht vereist. Een inschrijving die je niet bevestigt via de mail, wissen we automatisch na 8 dagen. |
| Je stuurt ons een bericht via het contactformulier | Naam, e-mail, telefoon en je bericht | Je vraag beantwoorden | Ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden | Maximaal 2 jaar |
| Je meldt je aan als vrijwilliger (ook voor een shift) | Naam, e-mail, telefoon, de taken die je wilt doen en de shift die je kiest | Het vrijwilligerswerk rond de koers organiseren, je inschrijving bevestigen en je de dag ervoor een herinnering mailen | Je toestemming (die je altijd kan intrekken) | Maximaal 2 jaar, of korter als je dat vraagt |
| Je schrijft je in op de nieuwsbrief | E-mailadres en eventueel je voornaam | Je een paar keer per jaar nieuws over de koers mailen | Je toestemming, die je bevestigt via een link in de mail en altijd kan intrekken | Tot je je afmeldt (elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink). Een inschrijving die je niet bevestigt, wissen we na 30 dagen |
| Je doet mee aan de pronostiek | Naam, e-mail en je voorspelling | De wedstrijd organiseren, de winnaar contacteren. Je naam en punten kunnen in de rangschikking verschijnen, je e-mail nooit | Je deelname (uitvoering van het wedstrijdreglement) | Tot 3 maanden na de koers |
| Je speelt het spel Koers! en laat een e-mailadres achter voor de weekprijs | De naam die je kiest, je score en (als je dat wil) je e-mail | De scorelijst tonen en de winnaar van de week contacteren. Je e-mail is nergens publiek zichtbaar | Je toestemming | Maximaal 1 jaar |
| Je komt als VIP-gast naar de koers | Bedrijfsnaam, je VIP-formule, aantal personen, tafel en hoeveel gasten al binnen zijn | Je ticket met QR-code maken en je vlot onthalen aan de ingang | Uitvoering van de overeenkomst | Tot het einde van het jaar van de koers |
| We zoeken sponsors | Bedrijfsgegevens uit openbare bronnen (KBO Open Data, de website van het bedrijf, affiches en sponsorborden van andere evenementen) en de gegevens van je contactpersoon. Van vennootschappen bewaren we enkel bedrijfsgegevens; eenmanszaken nemen we niet op uit de KBO-lijst | Bedrijven contacteren en onze sponsorbezoeken opvolgen | Ons gerechtvaardigd belang om de koers te financieren | Tot je bezwaar maakt of tot ze niet meer nodig zijn; ten laatste 2 jaar na het laatste contact |
| Een bestuurslid noteert je bestelling tijdens een bezoek | Bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mail, telefoon, btw-nummer, facturatieadres, gekozen pakketten en eventueel je logo | Je bestelling uitvoeren, je een overzicht mailen en de factuur maken | Uitvoering van de overeenkomst; voor facturen een wettelijke verplichting | Zo lang als de wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht vereist |
| We sturen je bedrijf een mailing | Bedrijfsnaam, het e-mailadres van het bedrijf en de naam van de contactpersoon | Je uitnodigen om te sponsoren of als VIP mee te komen | Ons gerechtvaardigd belang. Reclamemails sturen we enkel naar algemene bedrijfsadressen (zoals info@), naar wie al sponsor of klant was, of met je toestemming | Tot je je afmeldt. Elke mail bevat een afmeldlink; daarna mailen we je niet meer |
Op de koersdag kan je de koers live volgen. Daarvoor geeft een gsm in de volgwagen zijn positie door. Dat is de positie van de wagen, niet van bezoekers of renners; het spoor wordt automatisch gewist na de koers. De straatkaart komt van OpenStreetMap, maar loopt via onze eigen server: je browser maakt geen verbinding met OpenStreetMap en er worden geen cookies gezet.
Wie krijgt je gegevens?
Enkel de bestuursleden van Izegem Koers vzw die ze nodig hebben, via een beveiligd bestuursportaal. We verkopen of verhuren je gegevens nooit aan anderen.
Voor de technische kant werken we met deze partners (verwerkers). Ze mogen je gegevens enkel gebruiken om die dienst voor ons te leveren:
- Kevin Deleu (bestuurslid): technisch beheer van de website en het bestuursportaal.
- Combell (België): hosting van de website. De gegevens staan op servers in België.
- Google Workspace: onze e-mail. Mails van de website (bevestigingen, mailings) vertrekken via onze eigen mailbox.
- Odoo: ons boekhoudprogramma. Voor de facturen van sponsors en VIP-klanten gaan de facturatiegegevens van je bedrijf naar Odoo.
- Anthropic: deze AI-dienst leest de bedrijfsnamen op een foto van een affiche of sponsorbord (enkel wat publiek op de affiche staat; de foto bewaren we niet) en kijkt logo's van sponsors na op drukbaarheid.
Voor het clubkampioenschap krijgt de organisator, PJ Sports, de gegevens van wie een pakket voor het clubkampioenschap boekt.
Cookies en andere technieken
- Geen reclame- of volgcookies. We gebruiken geen Google Analytics, advertentiepixels of andere trackers. De lettertypes staan op onze eigen server.
- Noodzakelijke cookie: als je een formulier verstuurt of je als bestuurslid aanmeldt, zet de site een sessiecookie (
ikbeheer) om misbruik te voorkomen en je aangemeld te houden. - Enkel voor bestuursleden: wie in het portaal kiest om op een toestel aangemeld te blijven, krijgt een cookie (
ikonthoud) met een geheime sleutel voor dat toestel. Ze blijft maximaal 180 dagen bewaard en verdwijnt bij afmelden. - Je cookiekeuze onthouden we in je browser (lokale opslag), zodat we het niet telkens opnieuw vragen.
- Bezoekersteller: helemaal anoniem en zonder cookie. We gebruiken een willekeurige code die enkel tijdens je bezoek bestaat en slaan geen IP-adressen op.
- Externe inhoud: berichten van Facebook en Instagram en de kaart van Google Maps komen van die diensten, en die plaatsen eigen cookies. Daarom tonen we ze enkel als je kiest voor de volledige ervaring; kies je geen cookies, dan blijven ze weg. Je keuze wijzigen kan altijd via .
- Spel: het spel Koers! bewaart je beste scores en ontgrendelde levels enkel in je eigen browser (localStorage); er gaat niets naar ons.
- Muziek: het muziekknopje rechtsonder speelt een nummer via Spotify. De Spotify-speler wordt pas geladen als je zelf op de afspeelknop drukt; vanaf dan kan Spotify eigen cookies plaatsen. Zolang de muziek speelt, toont de site de volgende pagina's binnen hetzelfde venster, zodat de muziek blijft doorspelen.
Onze hostingpartner houdt, zoals elke webserver, technische logbestanden bij (o.a. IP-adres en bezochte pagina) om de site veilig te houden. Die worden na korte tijd automatisch verwijderd.
Beveiliging
De website werkt via een beveiligde verbinding (https). Het bestuursportaal is enkel toegankelijk voor bestuursleden, met een persoonlijk wachtwoord (versleuteld opgeslagen) of een eenmalige code per mail. De gegevens en opgeladen bestanden staan in een afgeschermde map die niet via het internet op te vragen is.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, je gegevens mee te nemen en een gegeven toestemming in te trekken. Stuur daarvoor een mail naar info@izegemkoers.be; we antwoorden binnen een maand.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.